Le télétravail ou le travail à distance est un mode de travail donnant à l’employé la possibilité d’effectuer ses tâches, partiellement ou complètement, à partir d’un endroit autre que son lieu de travail habituel, il est considéré comme l’une des options de travail alternatives qui assure la continuité du service en présence de contraintes social ou sanitaire.
Le concept de télétravail est devenu une option adoptée même en dehors de la période de confinement causée par la pandémie Covid19 vu ses multiples avantages:
- Augmenter les performances et l’efficacité de l’employé.
- Réduire le taux d’absentéisme causé par des conditions sanitaires ou sociales particulières
- Augmenter la productivité et réduire les coûts et le stress causé par les déplacements.
- Élargir le champ de recherche de compétences qui peuvent être présentes dans d’autres villes ou d’autres pays.
- Atteindre un certain équilibre entre le travail et la vie personnelle.
Google workspace est la plateforme du télétravail.
Le télétravail ne peut pas être réussi sans l’adoption d’outils adéquats permettant de communiquer, de collaborer et d’évaluer efficacement le travail de l’employé.
Google Workspace est l’une des solutions qui a prouvé son efficacité en tant que plateforme de communication et de collaboration permettant à l’employé de réussir sa mission même en mode télétravail.
En effet, grâce à ses applications de communication et de collaboration de dernière génération, elle permet à l’employé de continuer l’exécution de son travail partiellement ou totalement à distance.
Google Meet l’outil idéal pour les réunions à distance
L’application Google Meet permet aux utilisateurs de créer des réunions virtuelles et d’inviter des collègues de manière fluide et simple dans des salles de réunion virtuelles qui peuvent accueillir jusqu’à 250 personnes à la fois, avec la possibilité d’enregistrement, pour une visualisation ultérieur ou partage avec d’autres collègues.
À noter également que l’application Google Meet se caractérise par un degré assez élevé de sécurité, car toutes les données sont cryptées.
Google Agenda pour programmer les réunions à l’avance:
Les réunions peuvent être programmées à l’avance en les créant sur l’application Google Agenda et en envoyant des invitations par e-mail à tous les collègues concernés avec la possibilité de joindre une description de la réunion ( ordre du jours, intervenants, présentation). Tous les invités peuvent également accepter ou rejeter l’invitation ou suggérer qu’elle soient reportée à une date ultérieure.
L’application Google Agenda dispose également de fonctionnalités très avancées qui s’appuient sur l’intelligence artificielle pour déterminer l’heure la plus appropriée pour une réunion, en tenant compte des emplois du temps des invités.
Stockage et archivage de documents dans le cloud (Google Drive)
Le cloud est un terme donné à l’infrastructure de l’information qui permet de stocker des informations et d’y accéder via Internet.
Google workspace permet à tous les employés de stocker des documents de toute sorte dans l’espace de stockage Google Drive et y accéder via tout autre appareil connecté à Internet, qu’il s’agisse d’un téléphone mobile, d’un ordinateur portable ou d’un ordinateur de bureau. Cela signifie que l’employé peut accéder à tous ses documents et fichiers de n’importe où sans être obligé d’être physiquement présent au bureau.
De plus, l’espace de stockage Google Drive permet à ses utilisateurs de partager des fichiers et des documents avec d’autres utilisateurs avec le choix du type de partage : commentaire, édition ou consultation uniquement.
Google Forms et Google Sheets pour la collecte et le traitement des données
Google Forms permet à ses utilisateurs de collecter des informations rapidement et en temps réel. L’utilisateur peut créer un formulaire en un peu de temps, puis l’envoyer aux personnes concernées par e-mail ou en partageant le lien vers le formulaire par le biais d’autres moyens ( Site web, page Facebook), le recueil des réponses se fait d’une manière ordonné et instantané, et peuvent atterrir sur une feuille de calcul liée au formulaire, permettant de générer des graphiques de niveau de base ou avancé en utilisant les formules de Google Sheets.
Google Forms peut être utilisé dans plusieurs situations :
- Permettre aux employés de soumettre des demandes de congé à distance.
- Permettre aux administrations de recueillir les inscriptions de participation à des événements donnés.
- Faire le suivi des visiteurs de l’entreprise / l’administration grâce à un formulaire d’inscription.
- Réservation de rendez-vous au niveau interne entre les employés et leurs supérieurs hiérarchiques ou au niveau externe.
- Anticiper les besoins des salariés par rapport aux formations requises.
- Évaluation des formations, des événements.
Google Forms permet à ses utilisateurs de collecter des informations rapidement et en temps réel. L’utilisateur peut créer un formulaire en un peu de temps, puis l’envoyer aux personnes concernées par e-mail ou en partageant le lien vers le formulaire par le biais d’autres moyens ( Site web, page Facebook), le recueil des réponses se fait d’une manière ordonnée et instantanée, ses derniers peuvent atterrir sur une feuille de calcul liée au formulaire, et permettant de générer des graphiques de niveau de base ou avancé en utilisant les formules de Google Sheets.
Google Forms peut être utilisé dans plusieurs situations :
- Permettre aux employés de soumettre des demandes de congé à distance.
- Permettre aux administrations de recueillir les inscriptions de participation à des événements donnés.
- Faire le suivi des visiteurs de l’entreprise / l’administration grace à un formulaire d’inscription.
- Réservation de rendez-vous au niveau interne entre les employés et leurs supérieurs hiérarchiques ou au niveau externe.
- Anticiper les besoins des salariés par rapport aux formations requises.
- Évaluation des formations, des événements.
Google Workspace pour une meilleure productivité :
Piece jointe de taille importante
L’outil Google Drive et Gmail permettent aux utilisateurs de joindre à un message des pièces jointes de taille important.
Assigner une tâche à distance
Tout utilisateur de la suite collaborative Google Workspace a la possibilité d’assigner une ou plusieurs tâches à un ou plusieurs autres utilisateurs sur Google Docs, Slides, Sheets… et ce en utilisant la formule @nom de l’utilisateur sur un commentaire lié à un paragraphe ou à une section définie.
Création de documents et de présentations en un laps de temps
Sans avoir besoin d’installer quoique ce soit, dès que l’utilisateur acquiert ses identifiants de compte, il peut déjà commencer à créer des documents Google Docs, Google slides ou Google Sheets et pour gagner encore plus de temps la création de ses documents peut être faite à travers des raccourcies à taper sur la barre d’adresses : slides.new docs.new forms.new
Accès depuis les appareils mobiles
On ne peut pas parler de télétravail sans parler d’accès mobile, la plateforme de Google permet l’accès à toutes ses applications depuis le téléphone mobile, ce qui signifie que les employés peuvent toujours accéder à l’espace de stockage Google Drive, aux documents texte, aux e-mails… même en cas de déplacement ou de télétravail, pour effectuer des modifications, envoyer des documents ou même pour mener des réunions à distance.
Chercher des documents n’a jamais été plus facile
Le gant du web Google a toujours excellé dans “la recherche”, il n’est pas donc surprenant d’avoir cette fonctionnalité sur la suite Google Workspace, afin d’aider les utilisateurs à trouver ce qu’ils cherchent dans un temps record.
Google déploie des techniques de recherche très avancées permettant de trouver l’information cherchée sur des fichiers textes et même sur des images (où la technologie de numérisation (OCR) permet d’identifier les textes contenus dans les images), de plus, l’utilisateur peut rechercher des documents par type (photo ou vidéo ou PDF…) par propriétaire et aussi par date de dernière modification…
Google Workspace pour une meilleure collaboration:
Les adresses de groupe pour les commissions et les départements:
Google groups permet à l’administrateur d’attribuer des adresses mail à un groupe d’utilisateurs appartenant à un même service ou une même équipe.
finance@domaine.gov.ma
secretariat@domaine.gov.ma
Ces adresses permettent de communiquer avec tous les membres appartenant au service concerné, que ce soit pour envoyer un message, partager un document, ou encore envoyer une invitation à une réunion virtuelle. La transmission de message devient donc une tâche facile.
Les documents partagés
Les documents appartenant aux équipes peuvent être stockés dans des dossiers partagés ou des Drives d’équipe, de telle manière à ce que tous les membres de l’équipe aient un accès à la dernière version des documents, avec la possibilité d’apporter des modifications, d’ajouter des commentaires aux documents existants ou en créer d’autres.
L’accès aux dossiers et aux drives d’équipe peut être paramétré pour ne permettre que la consultation et ou les commentaires.
En savoir plus sur les drives d’équipes.
Création d’agendas partagés
Google Agenda permet la création d’agendas partagés, cette fonctionnalité peut être utilisée pour permettre à tous les utilisateurs concernés d’être au courant des événements importants. Plusieurs utilisations font des agendas partagés un outil incontournable de communication interne :
- Un agenda des congés : peut être créé et partagé entre tous les utilisateurs de l’entreprise ou de l’administration. Il a pour objectif d’afficher les congés des employés.
- Un agenda d’événements important telles que les conférences, les séminaires, les formations, les réunions importantes…
- Un agenda de projet qui affiche les délais d’exécution des différentes tâches. Exécution
Une communication efficace est un facteur important qui augmente la motivation et l’engagement des différents employés de l’entreprise ou de l’administration.
Comment créer un agenda partagé Google
