Chapitre 1: Préserver son patrimoine dans un lieu sûr:
Le patrimoine de l’architecte c’est l’ensemble de ses réalisations, ses plans, ses fichiers, ses idées créatives, les préserver dans un lieu sûr est vital. Toutefois les disques durs d’ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, serveurs locales et même disques durs externes ne sont pas des lieux sûrs car ils peuvent à tout moment tomber en panne, être volés, ou piratés.
En 2023, le lieu sûr c’est le Cloud. Le cloud consiste à héberger ses fichiers dans des serveurs distants, en parfaite synchronisation. Google Drive est l’un des services de stockage Cloud le plus sûr, le plus sécurisé, et le pus facile à utiliser.
Quels sont les avantages de Google Drive pour un architecte:
Google Drive est un espace de stockage Cloud sécurisé
Google emploie plus de 500 ingénieurs génies en sécurité informatique dont la mission principale est de veiller sur la sécurité de ses serveurs, de plus Google Drive peut vous donner accès à vos fichiers de façon chiffrée et sécurisée. Les fichiers que vous recevez d’autrui sont analysés de façon proactive, puis supprimés en cas de détection de logiciels malveillants, de spam, de rançongiciels ou d’hameçonnage.
En outre, même en cas de suppression accidentelle ou malveillante de vos fichiers, vous avez un délai de 30 jours pour pouvoir les récupérer ou les restaurer.
Google Drive vous permet d’accéder à vos fichiers de n’importe où et à partir de n’importe quel appareil.
Il suffit d’être connecté à son compte Google, pour pouvoir accéder à tous ses fichiers, que ce soit depuis un smartphone, une tablette, ou un PC portable votre espace de stockage est le même et vos fichiers sont les mêmes. De plus même si votre ordinateur bureau tombe en panne, vos fichiers resteront intacts et vous aurez la possibilité de les consulter depuis un autre ordinateur en toute simplicité et intuitivité.
Vous pouvez partager vos documents avec votre équipe en toute facilité comme vous pouvez leur enlever l’accès en un clin d’œil.
Parmi les avantages principales de Google Drive c’est qu’il permet de partager des fichiers et des dossiers en entier avec d’autres personnes que ce soit internes ou externes à l’entreprise. Le partage se fait selon plusieurs niveau d’accès: niveau consultation, niveau édition et niveau commentaire, tout dépend de la personne à qui vous donnez accès.
De plus la fonctionnalité de partage permet à vos équipes de collaborer et de s’entraider en simultané et donc avancer plus rapidement.
Vous avez le contrôle total sur qui a accès à quoi ?
Une fois vous avez Google Workspace, vous avez accès à tous ce qu’il faut pour protéger le patrimoine de votre entreprise, par exemple quand un employé quitte l’entreprise, vous pouvez en un clin d’œil suspendre son compte et lui interdire l’accès à tous les documents, les dossiers et fichiers auxquels il avait accès, vous pouvez également transférer la possession des fichiers qu’il avait à une autre personne ou à l’administrateur. Comme vous pouvez interdire à tous vos employés de partager les documents internes en dehors de votre organisation.
Google Drive possède une version de bureau pour synchroniser automatiquement les fichiers sans effort supplémentaire.
Quand vous êtes sur Google Drive, vous n’avez pas besoin d’uploader à chaque fois vos fichiers vers le cloud, il suffit de les mettre dans le dossier Drive pour qu’ils soient synchronisés automatiquement. en plus Drive s’intègre avec la technologie existante et vient compléter les fonctionnalités déjà employées par votre équipe. Collaborez sur des fichiers Microsoft Office sans avoir à convertir les formats de fichier, et modifiez et stockez plus de 100 autres types de fichiers (PDF, fichiers de CAO, images, etc.)
La recherche de fichiers est super performante, vous permettant de trouver même vos notes manuscrites
Les puissantes fonctionnalités de recherche de Google sont intégrées dans Drive et garantissent vitesse, fiabilité et collaboration. D’autres fonctionnalités, telles que les chips de recherche de Drive, réduisent le temps consacré aux recherches en affichant rapidement des contenus plus pertinents.
Chapitre 2: Coordonner le travail des équipes et suivre l’évolution des projets
Un architecte ne travaille jamais seul, surtout quand il s’agit d’un grand projet, il est souvent entouré d’une équipe, à laquelle il doit déléguer des tâches, préciser des spécifications, fixer des délais de réalisation, suivre l’exécution, détecter les points de blocage, les retards de livraison etc
Il est nécessaire de faire appel à des outils de gestion de projet qui permettent de faciliter la collaboration, la communication et le suivi des projets, et de les centraliser pour faire en sorte à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Google Sheets est un excellent outil pour la gestion de projet car il offre une grande flexibilité et une capacité de collaboration en temps réel. Les membres de l’équipe peuvent travailler ensemble sur une seule feuille de calcul, ce qui facilite la communication et la coordination. L’outil permet également de suivre les progrès en temps réel, de mettre à jour les informations et de partager des commentaires. De plus, Google Sheets est très facile à utiliser et accessible à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, ce qui le rend parfait pour les équipes quelques soient leurs tailles.
Concevez des diagrammes de GANTT facilement avec Google Sheets
Les architectes ont recours au diagramme de Gantt pour visualiser les différentes tâches à accomplir, leur durée et leur ordre d’exécution mais aussi pour suivre l’avancement du projet et détecter les éventuels retards ou dépassements de délai, c’est un outil indispensable pour garantir la réussite de ses projets.
En utilisant Google Sheets, l’architecte peut concevoir des diagrammes de Gantt en un clin d’œil et les partager avec son équipe pour une meilleure collaboration et une gestion de projet plus efficace.
Transformez votre tableau tâche / délais en vue timeline
La vue timeline sur Google Sheets est une fonctionnalité qui permet de transformer un tableau de tâches et de délais en une vue chronologique facile à comprendre. Elle permet de visualiser les différentes étapes du projet dans le temps, de définir des dates de début et de fin pour chaque tâche et de suivre l’avancement du projet. Cette vue est très utile pour les architectes qui doivent gérer des projets complexes avec de nombreuses tâches à accomplir dans des délais précis. Elle permet de mieux planifier et de mieux coordonner le travail de l’équipe pour garantir la réussite du projet.
Partager les fichiers à l’aide de Google Drive
Que se soit pour un diagramme de Gantt ou une vue KANBAN, il est ne sert à rien de les concevoir et de les laisser stocker dans un disque dur, il faut les laisser à la portée de tous les membres de l’équipe pour qu’ils soient actualisés au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Google Drive est l’outil idéal, grâce auquel ils peuvent stocker des plans de projet, des dessins et des documents importants en un seul endroit et les rendre accessibles s’ils le souhaitent à tous les membres de leur équipe, ce qui facilite la collaboration et la communication.
Chapitre 3: Jongler efficacement entre l’interaction et la concentration approfondie
L’architecte est obligé de jongler au quotidien entre la concentration approfondie, nécessaire pour accomplir son travail de dessin, de conception, de mise en place d’idées créatives et originales et l’interaction avec les équipes d’architectes, les consultants, les clients et les fournisseurs.
Pour répondre à cette équation et optimiser son efficacité, il est important de bien organiser sa journée, différencier clairement entre le temps de concentration et celui de l’interactivité.
Utiliser la technique du “time blocking” avec Google Agenda
Le time blocking est une méthode efficace pour rester organisé, gérer son temps de manière plus efficace et améliorer sa productivité, elle consiste à diviser sa journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques et permet donc de mieux planifier ses journées et de maximiser son temps en se concentrant sur une seule tâche à la fois. En bloquant des plages horaires pour des activités précises, on évite de se laisser distraire par d’autres tâches ou interruptions. On peut ainsi mieux se concentrer sur chaque tâche et être plus productif.
Google Agenda vous suggère les créneaux où tous les participants sont disponibles
Pour organiser une réunion avec les membres de votre équipe, Google Agenda utilise l’intelligence artificielle pour analyser les plannings de tous et proposer automatiquement les créneaux horaires qui conviennent le mieux à tous les participants. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps en évitant les échanges de mails interminables pour trouver un créneau qui convient à tout le monde. Elle permet également de réduire les risques de conflits de planning et d’éviter les erreurs de réservation de salles ou d’oubli de participants importants.
Proposez des plannings de rendez vous à vos consultants, clients et fournisseurs
Les architectes sont souvent confrontés à de nombreuses réunions chaque semaine, mais répondre à toutes les demandes peut nuire à leur efficacité et perturber leur journée de travail. Il est conseillé de fixer des heures spécifiques pour les réunions et de les communiquer aux personnes qui souhaitent planifier une rencontre à l’aide de la fonctionnalité “créneau horaire de Google Agenda”, qui permet de définir une période de disponibilité ( ex: Mardi de 15 à 17h) divisé en de petits créneaux de 30 min et la communiquer aux personnes intéressés pour réserver un rendez vous.
Chapitre 4: Suivre l’évolution de la technologie
Entre les BIMs, les CADs, les outils de gestion de projet, les outils fournis par les différents fournisseurs, et distributeurs, L’architecte se trouve contraint de s’adapter à ces différents outils quelque soit leurs niveaux de complexité ou la fréquence des mises à jours qu’ils exigent, ceci risque de créer de la résistance envers l’adoption de nouveau outils quelques soit leur pertinence ou leur valeur ajoutée. Les architectes sont de plus en plus à la recherche d’outils simples, intuitifs, et faciles à utiliser.
Google Workspace est l’une des plateformes les plus faciles à utiliser
Google Workspace est une suite d’outils en ligne qui permettent de travailler plus efficacement en équipe. Ses outils sont très intuitifs et faciles à utiliser, ce qui permet aux architectes de se concentrer sur leur travail plutôt que sur la technologie. Les interfaces épurées et l’expérience utilisateur cohérente rendent la plateforme accessible à tous, quel que soit leur niveau de technicité. De plus, étant donné que Google Workspace est déjà très répandu, que ce soit dans le monde professionnel ou académique, il est probable que de nombreux fournisseurs l’utilisent également.
Chapitre 5: Collaborer avec votre équipe depuis le chantier ou lors des déplacements.
La collaboration est cruciale dans le métier d’architecte, que ce soit avec ses collègues ou avec des consultants externes. pour prendre des décisions rapidement “on the go », ou pour étudier des problèmes approfondis et complexes.
Quelque soit la situation, Google Workspace aide les équipes de toutes tailles à révolutionner la manière avec laquelle ils collaborent et communiquent, en effet, il est possible de:
Faire sortir ses idées créatives à l’aide de Jamboard, en solo comme en groupe
Les architectes ont besoin d’outils qui concrétisent leurs idées créatives et qui les aident à les pousser jusqu’au bout en les discutant en groupe. Le tableau blanc interactif de Google Jamboard répond parfaitement à ce besoin.
Grâce à sa technologie intelligente et à sa reconnaissance de traits, il permet de dessiner très naturellement sur le tableau blanc interactif. Les résultats du dessin sont facilement stockés sur Google Drive et la recherche de fichier peut être faite à la base des mots clés écrits à la main.
Discuter de vive voix et partager son écran à distance à l’aide de Google Meet
Les équipes architecturales peuvent tenir des réunions à distance: lors d’un déplacement ou en chantier, ils peuvent partager leur écran pour présenter des plans ou des dessins et en discuter de vive voix avec les participants, tout en ayant la possibilité de faire des sketchs à la main à l’aide de Google jamboard. Cela permet de discuter des idées à chaud ( en chantier ), gagner du temps, tout en maintenant une collaboration efficace.
Chapitre 6: Convaincre vos prospects de devenir clients.
Trouver de nouveaux clients pour un architecte comme pour toute autre profession libérale est une mission délicate, elle passe par plusieurs axes dont refléter une image professionnelle digne de confiance:
Mettez en valeur vos projets et vos réalisations à travers un site web
En 2023, il est important d’avoir un site web qui récapitule ses valeurs, présente ses réalisations, les témoignages des clients satisfaits, et fournit des informations de contact claires et précises. Google Workspace offre aux architectes un outil de création de site web très intuitif et très facile à utiliser, qui se base sur la technique du glisser déposer pour vous permettre de concevoir votre site web ou de le mettre à jour très facilement sans aucune connaissance en informatique. En voilà quelques exemples: ex1, ex2.
Gagnez en crédibilité avec une adresse professionnelle
Il est important pour un architecte d’avoir une adresse mail professionnelle car cela renforce son image professionnelle et sa crédibilité auprès de ses clients et partenaires. Une adresse mail professionnelle personnalisée avec le nom de l’architecte ou de son entreprise est plus facile à mémoriser et à reconnaître qu’une adresse mail générique comme Gmail ou Yahoo. De plus, une adresse mail professionnelle permet de séparer les communications professionnelles des communications personnelles, ce qui facilite la gestion des mails et évite les confusions.
Chapitre 7: Optimiser ses coûts
Google Workspace permet un retour sur investissement assez satisfaisant pour les architectes, car il permet de gagner du temps et d’optimiser les coûts en offrant une solution complète et intégrée pour la gestion de la productivité, la collaboration en ligne, le stockage de données, la communication et la création de site web. En utilisant Google Workspace, les architectes peuvent économiser de l’argent en évitant d’acheter et de maintenir des logiciels coûteux, des serveurs et des systèmes de stockage locaux. De plus, Google Workspace est facile à utiliser et à mettre en place, ce qui réduit les coûts de formation et de support technique. Enfin, Google Workspace offre une grande flexibilité en permettant aux architectes de travailler de n’importe où, à tout moment et sur n’importe quel appareil, ce qui réduit les coûts de déplacement et d’infrastructure.
Tout ça, vous pouvez l’avoir à partir de 799 Dhs par an.