Pourquoi adopter une communication efficace au sein de l’entreprise
La communication dans le contexte professionnel désigne l’ensemble des échanges qui se passent entre les différents employés de l’entreprise et qui concerne les différentes activités / projets menés en son sein. Adopter une communication efficace est équivalent à communiquer la bonne information, à la bonne personne et au bon moment. C’est l’un des facteurs clés qui garantissent
- L’engagement des employés envers les projets de l’entreprise,
- Le renforcement du sentiment d’appartenance et du bien être qui découle du fait que les individus se sentent “au courant”…
- Le renforcement de la collaboration
- Le renforcement de la capacité à s’adapter aux challenges et aux changements brusques.
Google Workspace est votre allié pour une communication efficace.
Instaurer les piliers d’une communication efficace ne se fait pas du jour au lendemain, mais à travers un processus de diagnostique, de reflexion stratégique et puis d’exécution.
L’une des étapes essentielle de ce processus est le choix des outils de communication à adopter. Dans cet article nous allons présenter la solution Google Workspace comme étant l’une des plateformes les plus utilisées à travers le monde dans l’objectif de booster la communication et la collaboration entre les individus.
Gmail: Pour une communication asynchrone formelle et structurée
Dans le contexte professionnel, l’utilisation du mail est irremplaçable, il permet une communication asynchrone, formelle, traçable et trouvable, avec possibilité de joindre des fichiers et de désigner plusieurs destinataires en envoie directe ou en copie. Parmis toutes les solutions qui existent sur le marché, Gmail reste le plus utilisée vu ses caractéristiques qui permettent et ses fonctionnalités qui favorisent la communication et la collaboration internes et externes.
Envoyer des messages structurés et lisibles
Nous avons souvent besoin de faire référence à des fichiers dans nos communications, or intégrer plus de trois pièces jointes en bas du message, peut créer des confusions. Gmail et Google Drive offrent aux utilisateurs la possibilité d’envoyer des messages structurés et lisibles.
Messages lisibles sur Gmail
Programmer l'envoi ultérieur d'un email
Il nous arrive des fois de travailler sur Pc tard le soir ou très tôt le matin soit pour compléter un rapport, lire les emails reçus ou encore en envoyer. Toutefois, envoyer un mail hors horaire de travail est parfois mal vu. Gmail a récemment intégré une nouvelle fonctionnalité qui permet de programmer l’envoie ultérieur d’un mail.
Programmer l’envoi d’un E-mail
Répondre à un email en intégrant des extraits
Les messages envoyés par Email peuvent des fois être long, pour y répondre il est très recommandé de signaler la partie du message qui concerne votre réponse.
Gmail vous permet de montrer aux destinataires à quelle paragraphe du mail initialie votre message se rapporte.
Google Chat: Pour une communication rapide et informelle
Il arrive des fois qu’on ait besoin de prendre une décision rapide en nous basant sur des paramètres et des informations que possède un collègue dans un autre département.
Google chat est au rendez-vous pour mener une discussion synchrone, informelle, et rapide.
Directement depuis l’interface de Gmail, il est possible de lancer une discussion instantanée avec le collègue en question et commencer à échanger. Si la discussion se développe, vous pouvez l’inviter à une visioconférence rapide pour mieux s’exprimer et se faire comprendre.
Créer un salon de discussion sur Google Chat
En entreprise, on a souvent besoin de discuter avec plusieurs personnes à la fois, pour diffuser une annonce, partager un rapport ou tout simplement demander qui possède une information. Les utilisateurs de Google Workspace peuvent créer des salons de chat grâce à l’outil Google Chat, qui contrairement à d’autres solutions de discussion instantanée comme Whatsapp, permet d’intégrer facilement des fichiers depuis Google Drive, Enregistrer des tâches sur Google Tasks ou encore effectuer des recherches depuis Google Search consol.
En savoir plus sur Google Chat
Mieux exprimer ses idées avec les Emojis
Même dans le monde professionnel, on peut utiliser des Emojis pour exprimer ce que les mots ne peuvent pas.
Emojis dans Google Chat
Google Meet: Pour une communication immédiate et expressive
Des fois le texte seul ne suffit pas pour se faire comprendre, on a besoin d’utiliser le langage verbal et non verbal. Google Meet est au rendez-vous.
Que ce soit pour des réunions de longue durée ou de brèves conversations, il n’y a pas mieux que Google Meet qui est accessible directement depuis l’interface de Gmail.
Il vous permet de discuter de vive voix, de présenter des diapositives ou même d’enregistrer l’intégralité de la réunion / discussion pour une consultation ultérieure ou un partage avec un supérieur hiérarchique.
Google Agenda: Pour centraliser l’information liée aux congés, aux réunions et aux événements importants.
« Je n’étais pas au courant que Mlle Hajar partait en congé le Mercredi. »
« Je ne savais pas qu’il y avait cet événement ce jour là. »
« Personne ne m’a dit que Mr Youness est engagé dans la formation telle pendant cette période. »
Ce sont des phrases très répondues dans le monde professionnel, surtout dans les grandes structures, ce qui reflète une grande anomalie au niveau de la communication et du partage de l’information.
Google Agenda a tout ce qu’il faut pour éviter ce genre de situations:
Elle permet de créer des agendas centralisés en mode édition ou en mode consultation chez tous les employés de l’entreprise. il est donc possible pour l’administrateur IT de créer un ou plusieurs agendas centralisés partagés avec l’ensemble des collaborateurs dans lesquels mettre tous les événements importants (congés / réunions / événements…), afin de garantir que l’information soit diffusée auprès de tous le monde.
Créer un agenda partagé
Les administrateurs comme les utilisateurs ordinaires de Google Workspac peuvent créer des Agendas et les partager en interne avec des groupes d’utilisateurs, comme ils peuvent les rendre publiquement accessibles en les mettant sur des sites web.
Découvrez comment créer un Agenda partagé.
Google Sites: Pour renforcer l’engagement des employés envers un nouveau projet / produit.
Supposant que l’entreprise X souhaite lancer un nouveau produit ou un nouveau service et désire engager l’ensemble de ses collaborateurs le plus rapidement possible, ceci ne peut pas se passer sans communiquer profondément sur tous les aspects du projet.
L’outil Google sites permet en un rien de temps et sans aucune connaissance en développement informatique la création d’un site web qui récapitule l’ensemble des aspects de ce nouveau produit / service. Il permet l’intégration d’images, de feuilles de calcul, d’Agendas, de cartes, de vidéos et aussi de formulaires.
